1、邮件的标题要根据已经写完的邮件的内容去写。简要感慨此封邮件的主旨内容。
2、要把写这封电子邮件的主要原因说明一下，并且提醒一下收件者注意查看附件。
3、第三步要写正文内容
4、点击设置进入邮箱设置界面,在“常规”一栏中找到“个性签名”,
5、点击新建电子邮件
6、邮件的最后一定要有签名，显得邮件比较正式，签名里要包括部门、姓名、即时通讯工具号，座机号，手机号，邮箱地址。
7、输入签名后，点击保存图标
8、正文的开头要使用问候，如果是给上级发邮件则要使用：您好或者见信好；如果是给同级发邮件可以直接使用：见信好，你好之类的问候。
9、第六步地址栏添加收件人地址，最后点击发送。
10、第五步要写邮件标题
11、第二步，打开选项，然后选择签名档，将刚刚设计好的签名复制粘贴到该签名处。然后点击保存就可以了。下次发邮件就能看到这个签名档了。
12、打开Outlook
13、第一步添加附件
14、点击编辑签名
15、点击+号
16、称呼语是给收件者的第一印象，所以要结合你的邮件内容性质写称呼语。正式的职场邮件要用工作上下级关系称呼对方。
17、签名要写在信笺结束语的下面，最好手写，不要用印章，签名的下面写上写信忍的职位
18、点击签名
19、第四步要在正文的最后加上实时签名，以表达自己对邮件的重视的态度，而且也能让收件者感受到亲切感。
20、Outlook如果需要建立签名，就首先要在word文档中将自己的签名设计好，当然如果企业有固定的签名样本，就可以直接沿用，只需要将发件人的名称，职位，电话和邮箱地址更改就可以了。然后在加上企业象形的logo，这样就是设计好了自己的签名。
21、邮件的开头必须顶格写，如果是给你的上级发邮件，必须使用尊称，例如：尊敬的王总或者直接使用王总就可以；如果是给很多领导发邮件的话则要使用：尊敬各位领导；如果是给同级写邮件则可以直接使用其名字。
22、职场邮件重要内容都会在添加附件里面，而因为附件添加在邮件的最下面，很多人往往写完邮件，就忘记了添加附件。所以要第一步添加附件，避免错发出一封未写完的邮件。
23、第二步要写正文开头称呼语
24、打开qq进入qq邮箱,或者直接登陆qq邮箱,
25、点击编辑,再点击html进入代码页面,然后从个性签名模板中复制准备好的代码到html中,这样qq邮箱个性签名就完成了。
26、此顺序能够避免因为失误而发出很多不必要的错误。